1. Ziek. De basisterm
Wat betekent het?
Ziek zijn is de meest brede term. Een werknemer is “ziek” zodra hij of zij door een medische oorzaak niet, of niet volledig, kan werken. Dat kan van alles zijn: een infectie, rugklachten, een operatie, of psychische klachten. De term zegt niks over hoe lang, hoe ernstig, of wat de oorzaak is.
Belangrijk: jij als werkgever stelt nooit de diagnose. Dat doet de bedrijfsarts. De vraag “wat heeft hij?” is niet aan jou. De vraag “wat kan hij nog?” wel, maar ook die beantwoord je samen met de bedrijfsarts.
VOORBEELD
Jouw medewerker Sanne meldt zich maandagochtend ziek met rugpijn. Ze verwacht donderdag weer terug te zijn. Jij registreert de ziekmelding, informeert collega’s, en houdt de situatie in de gaten. Na een week is Sanne inderdaad weer aan het werk. In dit geval is er geen verdere verplichting — de ziekmelding is afgerond. Je loondoorbetalingsplicht was er wel, maar kort en zonder verdere consequenties.
Wat zijn jouw verplichtingen?
Zodra iemand zich ziekmeldt, start jouw loondoorbetalingsplicht. Die duurt maximaal 2 jaar. In het eerste jaar betaal je bij de meeste cao’s 100% van het loon, in het tweede jaar 70%. Ben je niet aangesloten bij een cao, dan geldt minimaal 70% over beide jaren, maar veel werkgevers betalen meer op basis van hun arbeidscontract.
Naast loondoorbetaling heb je ook een re-integratieverplichting. Die klinkt misschien zwaar voor een weekje griep, maar in de praktijk houdt het bij kort verzuim niet meer in dan: contact houden, ziekmelding registreren, en bij terugkeer een kort terugkeergesprek voeren.
Bij dreigend langdurig verzuim schakel je de bedrijfsarts in. Meestal vindt rond week 6 een probleemanalyse plaats, maar in andere situaties uiterlijk week 13. Je verplichtingen worden dan concreter. Samen met de werknemer stel je een Plan van Aanpak op. Dat is geen formaliteit: het UWV beoordeelt achteraf of dit plan er was en of je je eraan hebt gehouden.
Zo geregeld: Registreer dag 1. Bij kort verzuim: houd contact en voer een terugkeergesprek. Bij verzuim dat langer duurt dan 6 weken: schakel de bedrijfsarts in en stel in week 8 een Plan van Aanpak op. Dat zijn geen keuzes, dat zijn wettelijke verplichtingen uit de Wet Verbetering Poortwachter.
2. Arbeidsongeschikt. Na 2 jaar
Wat betekent het?
Na twee jaar beoordeelt UWV of sprake is van WIA-gerechtigde arbeidsongeschiktheid
Die status ontstaat pas als een werknemer na 2 jaar ziekte nog steeds niet (volledig) kan werken. Op dat moment stopt jouw loondoorbetalingsplicht, en beoordeelt het UWV of de werknemer recht heeft op een WIA-uitkering: de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen.
Binnen de WIA zijn er twee regelingen:
WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten). Dat is voor wmedewerkers die nog gedeeltelijk kunnen werken. Ze krijgen een uitkering die het verlies aan verdiencapaciteit gedeeltelijk compenseert, en er blijft een re-integratieverplichting bestaan,ook voor jou als werkgever, zolang de arbeidsovereenkomst nog loopt.
IVA (Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten). Dat is voor medewerkers die duurzaam en volledig niet meer kunnen werken. De uitkering is hoger (75% van het dagloon) en er geldt geen re-integratieverplichting meer. De arbeidsrelatie wordt in de meeste gevallen ontbonden.
Voorbeeld:
Je medewerker Marco heeft een ernstige rugoperatie gehad. Na 2 jaar is hij nog altijd niet volledig inzetbaar. Hij kan maximaal 4 uur per dag licht werk doen. Het UWV kent hem een WGA-uitkering toe. Omdat de arbeidsovereenkomst nog loopt, blijf jij als werkgever verplicht om passend werk aan te bieden. Doe je dat niet, dan loopt de uitkering terug én riskeer je een loonsanctie.
Wat betekent dit voor jou als werkgever?
Na 2 jaar stopt in principe jouw loondoorbetalingsplicht. Maar er is een flinke valkuil die veel werkgevers te laat zien: de loonsanctie.
Als het UWV bij de WIA-beoordeling oordeelt dat jij je re-integratieverplichtingen in de afgelopen 2 jaar niet goed bent nagekomen; je hebt te weinig contact gehad, geen of een onvolledig Plan van Aanpak, onvoldoende passend werk aangeboden, dan kan het UWV je verplichten om het loon nog maximaal 1 jaar langer door te betalen. Dan verlengt het UWV de loondoorbetalings- en re-integratieverplichtingen en wordt de WIA-beoordeling uitgesteld.
De kosten voor jou kunnen oplopen tot tienduizenden euro’s.
Let op: Bereid de WIA-aanvraag al voor vanaf 1,5 jaar ziekte, samen met de bedrijfsarts. Wacht je tot maand 24, dan kom je tijd tekort en loop je risico.
3. Burn-out. De diagnose die alles ingewikkelder maakt
Wat is een burn-out medisch gezien?
Een burn-out is geen officiële psychiatrische diagnose in de DSM-5, maar in Nederland wordt het erkend als een ernstige vorm van overspannenheid of aanpassingsstoornis met uitputting als kernsymptoom. De bedrijfsarts of huisarts stelt de diagnose op basis van klachten als extreme vermoeidheid, verminderd concentratievermogen, emotionele uitputting en afstand nemen van het werk.
Juridisch valt een burn-out gewoon onder “ziek”. Dezelfde regels, dezelfde verplichtingen. En toch is het in de praktijk om meerdere redenen anders.
Waarom is burn-out ingewikkelder dan andere ziekte?
Ten eerste duurt herstel langer. Terwijl griep of een gebroken been een redelijk voorspelbaar hersteltraject heeft, is dat bij burn-out niet zo. Gemiddeld duurt volledig herstel 6 tot 12 maanden, maar uitschieters naar 18 of zelfs 24 maanden zijn geen uitzondering. Dat maakt planning moeilijker en de financiële impact groter.
Ten tweede ligt de oorzaak deels in het werk zelf. Bij stressgerelateerde klachten kunnen werkfactoren, privéfactoren en persoonsfactoren allemaal een rol spelen.
Dat maakt re-integratie gevoeliger: de werknemer moet terugkeren naar de plek waar hij of zij ziek is geworden.
Ten derde is er een grotere kans op een verstoorde arbeidsrelatie. Bij een burn-out zijn frustraties en onverwerkte spanningen vaak al langer aanwezig. Het ziektetraject gooit die naar boven. Veel werkgevers merken pas bij een langdurige ziekmelding hoe diep de problemen gaan.
Voorbeeld
Je medewerker Fatima werkt al jaren hard als projectleider. Ze heeft nooit geklaagd, maar meldt zich op een dag ziek met extreme vermoeidheid en concentratieproblemen. De bedrijfsarts stelt een burn-out vast. Na 3 maanden begint ze voorzichtig met re-integreren. Ze werkt 2 uur per dag in aangepaste taken. Maar als jij voorstelt om haar terug te zetten op hetzelfde project als daarvoor, haakt ze af. De bedrijfsarts adviseert op basis van belastbaarheid herstelbevorderende stappen.
Luister je niet naar dat advies, dan vertraag je het herstel en vergroot je de kans op een loonsanctie.
Wat betekent dit voor jou als werkgever?
Hetzelfde als bij elke andere ziekte: loon doorbetalen en re-integreren. Maar er zijn drie extra aandachtspunten.
Stap niet in de valkuil van het oordeel. Als werkgever ben je geneigd om te denken: “ze ziet er toch goed uit” of “het zal wel meevallen”. Maar de belastbaarheid bepaalt de bedrijfsarts, niet jij. Druk uitoefenen op herstelsnelheid werkt averechts en is juridisch gevaarlijk. Als de werknemer daardoor uitvalt, kun jij aansprakelijk worden gesteld.
Houd het re-integratiedossier bij. Juist bij psychische klachten beoordeelt het UWV achteraf of jij voldoende hebt gedaan. Een dun dossier (weinig contactmomenten, geen verslaglegging, geen aangepast werk aangeboden) is een recept voor een loonsanctie.
Kijk ook naar de werkomstandigheden. Als de burn-out werkgerelateerd is, is de kans groot dat terugkeren naar dezelfde situatie opnieuw uitval veroorzaakt. De bedrijfsarts zal je adviseren om aanpassingen te doen. Neem dat advies serieus. Niet alleen voor de werknemer, maar ook voor je andere medewerkers.
Voorbeeld: Loonsanctie voorkomen
Werkgever Jeroen heeft een medewerker met een burn-out. Hij betaalt keurig het loon door, maar heeft geen Plan van Aanpak opgesteld, heeft de werknemer nauwelijks gesproken, en heeft geen aangepaste functie aangeboden. Na 2 jaar beoordeelt het UWV het dossier. Conclusie: onvoldoende re-integratie-inspanning. Jeroen krijgt een loonsanctie van 12 maanden opgelegd. Dat is ruim €30.000 extra loonkosten voor een medewerker die al niet werkt. Had Jeroen een arbodienst ingeschakeld, dan was dit voorkomen.
Geen gedoe: Schakel vroeg de bedrijfsarts in. Die stelt de belastbaarheid vast, bewaakt het re-integratieproces en adviseert jou over aanpassingen. Zo sta je er niet alleen voor en doe je het juridisch correct.
