Privacystatement ZekerArbo

ZekerArbo verzamelt alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om jou als sollicitant, werkzoekende en website bezoeker zo goed mogelijk te helpen. De verzameling van deze persoonsgegevens dient voor de uitvoering van het zoeken naar een baan en de sollicitatie procedure. Zonder je toestemming worden dus geen gegevens verzameld voor andere doeleinden. ZekerArbo vraagt pas om bepaalde gegevens, zoals jouw burgerservicenummer, op het moment dat dat echt nodig is.

ZekerArbo doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen. Hiervoor onderhoudt zij actief een stelsel van informatiebeveiligingsmaatregelen. ZekerArbo voert dan ook regelmatig risico-analyses uit, werkt volgens informatiebeveiligingsbeleid en controleert ook regelmatig de werking van beveiligingsmaatregelen.
Voor de opslag van persoonsgegevens wordt alleen gebruik gemaakt van sterk beveiligde datacenters binnen Nederland.

ZekerArbo maakt, als je hiervoor expliciete toestemming gegeven heeft, gebruik van telefonie of beeldbellen wanneer het door omstandigheden niet mogelijk is om een fysieke afspraak te maken. Zo kunnen klantafspraken, spreekuren of keuringen via beeldbellen worden afgenomen. ZekerArbo maakt hierbij gebruik van zorgvuldig geselecteerde IT-voorzieningen. Met de leveranciers hiervan worden contractuele afspraken gemaakt op het gebied van privacybescherming en informatiebeveiliging. Waarnodig worden extra maatregelen genomen op het gebied van het verzenden en opslaan van persoonlijke data en beveiliging. Voor meer informatie, zie de webpagina over videobellen.

Gebruik van gegevens van klanten en cliënten voor kwaliteitstoetsen omvat het analyseren van de effectiviteit en efficiëntie van onze dienstverlening. Deze analyse stelt ons in staat om onze processen te verbeteren, knelpunten te identificeren en onze klanten en cliënten een nog betere service te bieden. Kwaliteitstoetsen worden uitgevoerd op basis van de grondslag “veronderstelde toestemming”. Dit betekent dat ZekerArbo kwaliteitstoetsen uitvoert omdat zij een zorgplicht heeft tegenover klanten en cliënten. Verwerken of verstrekken van gezondheidsgegevens is toegestaan als het noodzakelijk is voor het beheer van de beroepspraktijk. Onder ‘beheer’ valt ook de kwaliteitsbewaking van de verleende zorg- en dienstverlening. Je hebt de gelegenheid om bezwaar te maken tegen het gebruik van je gezondheidsgegevens voor de kwaliteitstoets. Dit kan je doen door een e-mail te sturen naar [email protected].

Binnen ZekerArbo vinden er verschillende kwaliteitstoetsen plaats om de kwaliteit van de (re-integratie- en medische) dossiers en procedures te waarborgen:

• Om de kwaliteit te verbeteren van de werkzaamheden van ZekerArbo om je te ondersteunen, delen de bedrijfsartsen geregeld hun kennis en werkwijzen met een collega-bedrijfsarts. Hierbij worden er incidenteel casussen en dossiers besproken. Dit gebeurt geanonimiseerd.
• Met je toestemming kunnen wij je dossier gebruiken voor een dossiertoets, bedoeld om de kwaliteit van onze dienstverlening te borgen.  Hierbij beoordeelt een andere BIG geregistreerde collega arts de adviezen van je arts.
• Daarnaast vindt er ook toetsing van procesmatige stukken plaats door niet-arts professionals, zoals de arbeidsdeskundige. Hierbij worden geen medische gegevens ingezien. Heb je hier bezwaar tegen, dan kun je dit aangeven bij jouw bedrijfsarts. Jouw dossier zal dan niet gebruikt worden voor toetsing van procesmatige stukken.
• Is er een arts in opleiding tot bedrijfsarts (AIOS) betrokken bij jouw behandeling? De AIOS staat onder toezicht van een praktijkopleider. De praktijkopleider heeft bij ZekerArbo alleen inzicht in jouw medisch dossier als je als cliënt daarvoor toestemming geeft. Geef je geen toestemming, dan kan de AIOS jouw casus alleen op anonieme basis met de praktijkopleider bespreken.

Ook streven wij naar de bevordering van wetenschappelijk onderzoek op het gebied van bedrijfsgezondheid en welzijn. Bij het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek worden mogelijk persoonsgegevens verwerkt. Dit kunnen jouw gegevens zijn als je deelneemt aan een wetenschappelijk onderzoek of je gegevens invult in een enquête daarvoor.

Wij verwerken je persoonsgegevens alleen voor het doel van het wetenschappelijk onderzoek. Wij hebben hiervoor je toestemming gevraagd en gekregen. Onder voorwaarden mogen gezondheidsgegevens worden gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek zonder toestemming te vragen. Voorwaarden zijn o.a. dat het onderzoek het algemeen belang dient en het onderzoek niet zonder deze gegevens kan worden uitgevoerd. Je kan aangeven dat je hiertegen bezwaar maakt. Dit kan je doen door een e-mail te sturen naar [email protected]. Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het wetenschappelijk onderzoek.

Wij verstrekken jouw persoonsgegevens voor toetsing en onderzoek niet aan derden, tenzij dit nodig is voor het onderzoek, of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Als wij je persoonsgegevens delen met andere onderzoekers of organisaties, bijvoorbeeld voor samenwerking of publicatie, dan zorgen wij ervoor dat je persoonsgegevens niet herleidbaar zijn tot jou, of dat er passende afspraken worden gemaakt over de bescherming van je persoonsgegevens.

ZekerArbo verzamelt de volgende basisgegevens van u:

• naam;
• woonadres;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• geboortedatum;
• geslacht;
• gegevens van de organisatie waar je werkzaam bent:
  • naam werkgever;
  • contactpersoon en/of leidinggevende;
  • functie;
  • aantal uren;
  • locatie.

Daarnaast creëert ZekerArbo voor jou als cliënt een unieke code. Ook jouw werkgever krijgt een unieke (bedrijfs)code. In de correspondentie worden deze codes gebruikt om persoonsverwisseling te voorkomen en om te verzekeren dat de juiste personen de juiste informatie ontvangen. Jouw telefoonnummer of emailadres kan apart worden verzameld om jou te identificeren. Bijvoorbeeld als je wilt inloggen op ons klantportaal.

Wanneer je gebruik maakt van de aangeboden diensten en services van ZekerArbo, dan slaat ZekerArbo eveneens gegevens op over jouw gezondheid. Dit kan over zowel jouw lichamelijke als over uw mentale gezondheid gaan. ZekerArbo verzamelt deze gegevens om jou zo goed mogelijk te adviseren, om jou en jouw werkgever in staat te stellen de juiste reïntegratie-acties te laten uitvoeren en om een dossier op te bouwen dat voldoet aan de gestelde eisen van het UWV en het WGBO/Burgerlijk Wetboek. Meestal begint deze dienstverlening als je een oproep ontvangt om bij de bedrijfsarts op het verzuim-spreekuur te komen. Jouw gezondheidsgegevens kunnen ook verwerkt worden als je op (vrijwillig) preventief spreekuur komt of voor een keuring wordt opgeroepen.

ZekerArbo maakt onderscheid tussen verzuim- & reïntegratiegegevens en medische gegevens. Medische gegevens mogen nooit zonder uw toestemming met derden gedeeld worden. Dit doet ZekerArbo overeenkomstig de Handleiding Privacy Inkomensverzekering.

ZekerArbo heeft een strikt autorisatiemodel als het gaat om de toegang tot reïntegratie- en medische gegevens. Dat betekent dat deze gegevens alleen kunnen worden ingezien door medewerkers van ZekerArbo die deze gegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun taak. Ook maakt ZekerArbo onderscheid tussen reïntegratie- en medische gegevens, waarbij laatstgenoemde gegevens alleen in te zien zijn door de behandelend bedrijfs- of keuringsarts en de directe ondersteuners van de arts, zoals de praktijkondersteuner bedrijfsarts en de keuringsassistent. Ook vervangers en zakenwaarnemers vallen hieronder. Sinds 1 januari 2020 leidt ZekerArbo ook co-assistenten op. Zij werken onder supervisie van de arts. Het Medisch Loket verwerkt daarnaast medische post onder supervisie van de arts. Tot slot hebben bepaalde ICT-medewerkers toegang tot deze gegevens voor het uitvoeren van hun taken. De co-assistenten, medewerkers van het Medisch Loket en de afdeling ICT hebben een aanvullende geheimhoudingsverklaring getekend.

Wat doen wij?
ZekerArbo kan een digitale voorbereiding doen nadat de werkgever een verzuimmelding heeft ingestuurd. Dit doen wij vanaf de derde dag nadat wij de verzuimmelding van de werkgever hebben ontvangen. De digitale voorbereiding bestaat uit 1 vraag die de werkgever en medewerker via e-mail ontvangen. We noemen dit de “online uitvraag”. Meer over de online uitvraag vind je op www.zekerarbo.nl/online-uitvraag. Wij maken vervolgens gebruik van wetenschap en data science om nauwkeuriger te kunnen bepalen wat het beste moment is een afspraak met onze professionals te plannen. Hierbij maken wij gebruik van de combinatie van de volgende gegevens: het antwoord op de online uitvraag, het aantal verzuimmeldingen en -dagen de afgelopen 12 maanden, de leeftijd, het geslacht, of de medewerker in een klein of groot bedrijf werkt en of er sprake is van opvolgende verzuimmeldingen binnen 28 kalenderdagen. Er is nooit sprake van geautomatiseerde besluitvorming.

Wat is het doel?
Wij kunnen hierdoor beter inspelen op de behoefte van de medewerker en werkgever. Willen zij direct advies en ondersteuning? Als zij geen direct contact wensen, zijn wij beter in staat onze professionals op het juiste moment in te schakelen. Zodat onze advisering en ondersteuning zoveel mogelijk op maat aangeboden kan worden. 

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken uitsluitend het antwoord op de online uitvraag. De persoonsgegevens die wij al hebben ontvangen bij de verzuimmelding van de werkgever en gebruiken in de e-mail aan de werkgever bij de online uitvraag zijn: de naam, geboortedatum, onze clientcode en de werkgever (organisatienaam). Dit is noodzakelijk zodat de werkgever weet over wie het gaat. Daarbij hebben wij de persoonsgegevens geminimaliseerd tot het hoogstnoodzakelijke. In het e-mail bericht refereren wij ook niet aan een “verzuim- of ziekmelding”, maar halen wij aan dat de werkgever ons een “melding” heeft gedaan.

Het burgerservicenummer (BSN) wordt pas verwerkt als ZekerArbo een medisch dossier aanlegt. Dit is meestal wanneer je voor het eerst op spreekuur komt bij een bedrijfsarts. Om persoonsverwisseling te voorkomen is ZekerArbo bij wet verplicht om het BSN te gebruiken in de communicatie met andere zorginstellingen en met overheidsinstanties zoals het UWV.

Als je gebruik maakt van websites van ZekerArbo, dan slaat ZekerArbo gegevens van je op. Bijvoorbeeld je IP-adres, gegevens over je bezoek aan de website en het apparaat waarmee de website bezocht is. Meer informatie kun je vinden in de cookieverklaring onderaan deze pagina.

Behandelaren zijn medisch en niet-medisch geschoolde professionals die werken bij Zorg van de Zaak Netwerk in het kader van je behandeling. Soms zet Zorg van de Zaak Netwerk een externe behandelaar in. Deze behandelaar werkt dan tijdelijk voor ZekerArbo. Met deze behandelaren maakt ZekerArbo goede afspraken, zodat deze zich net zo goed aan de beroepsrichtlijnen en de wetgeving houden als de professionals die bij ZekerArbo in dienst zijn.

Als je cliënt bent bij ZekerArbo, is jouw werkgever in beginsel de opdrachtgever. Ben je bijvoorbeeld op een verzuimspreekuur geweest? Dan ontvangen zowel jij als jouw werkgever hierover gelijktijdig een rapportage. Uiteraard vermeldt de professional van ZekerArbo alleen de informatie die voor het verzuim- en reïntegratieproces noodzakelijk is, zoals:

• de werkzaamheden waar je (niet meer) toe in staat bent;
• de verwachte duur van het verzuim;
• de mate van arbeidsongeschiktheid;
• en adviezen voor de werkgever voor het bevorderen van je re-integratie.

Er staan nooit medische gegevens in de rapportages die naar je werkgever gaan. Van bepaalde activiteiten ontvangt je werkgever een factuur.

Maak je als cliënt gebruik van de diensten preventief spreekuur, arbeidsgezondheidskundig onderzoek, health check of vaccinatiedienst? Dan wordt hierover geen mededeling gedaan aan je werkgever: de dienst wordt bij de werkgever in rekening gebracht op een wijze die niet herleidbaar is tot jou als persoon. Als de bedrijfs- of keuringsarts op basis van een dergelijke dienst informatie wilt geven aan je werkgever, gebeurt dit alleen als je daarvoor expliciete toestemming hebt gegeven.

De werkgever en de personeelsvertegenwoordiging kunnen van ZekerArbo ook verzuimoverzichten of groepsrapportages ontvangen. Deze informatie wordt aangepast zodat deze niet herleidbaar is naar jou als persoon.

Wil je weten wat jouw werkgever doet met de persoonsgegevens die hij van ZekerArbo over je ontvangt? Dat kun je nagaan bij jouw werkgever zelf of in de privacyverklaring van jouw werkgever.

De externe behandelaar

ZekerArbo verstuurt nieuwsbrieven om je op de hoogte te houden van nieuws, updates en speciale aanbiedingen op het gebied van werk, gezondheid en ons netwerk. Wij verwerken hiervoor jouw persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder (maar niet beperkt tot) de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Telecommunicatiewet.

De persoonsgegevens die wij verwerken voor het verzenden van de nieuwsbrief zijn jouw voornaam, achternaam, bedrijfsnaam en e-mailadres. Deze zijn voor ons noodzakelijk voor het versturen van de nieuwsbrief en worden alleen voor dit doel verwerkt als jij ons toestemming hebt gegeven voor het verzenden van de nieuwsbrief.

Voor de verzending van de nieuwsbrieven maken wij gebruik van een externe partij. Met deze partij delen wij de hierboven genoemde gegevens alleen voor het verzenden van de nieuwsbrief. Deze partij is een verwerker van ZekerArbo en met deze partij hebben wij afspraken gemaakt over de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Je kunt jezelf altijd afmelden voor de nieuwsbrief via de uitschrijflink in de nieuwsbrief.

Wil je jouw abonnement bij ZekerArbo stopzetten? Dit kan via de website. Hierbij worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Functie
• Bedrijfsnaam

ZekerArbo heeft deze gegevens nodig om vast te stellen of jouw opzegging aan de algemene voorwaarden voldoet. Daarnaast gebruikt ZekerArbo deze contactgegevens om je te benaderen als er nog vragen zijn over jouw opzegging.